İlçeden Okula Gelen Evraklar İle İlgili Ne Gibi İşlemler Yapılır?

0
129

a- Okula gelen yazıları Yetkili Personel Gelen evrak rolü kimdeyse o karşılar. Bunun için İş listesi açılır ve soldaki bölümde Müdür ya da yetki verilen kişi YETKİLİ PERSONEL GELEN EVRAK ROLÜNÜ çift tıklayarak sütunun en üstüne gelmesini sağlar ve gelen yazıları bu rolle görebilir.

b- Eğer müdür yetkili personel olarak yazıları karşılıyorsa iş yönlendirme yapmadan GEREĞİ ve BİLGİ sekmelerinden gerekli personeli seçerek işi personele havale eder.

c- GEREĞİ sekmesi seçildiği halde alt kısımdaki PERSONELE HAVALE sekmesi aktif olmadıysa yazı kapatılıp geri açılır ve tekrar aynı işlem yapılır.

d- Okul müdüründen başka personel yoksa müdür direk GEREĞİ sekmesinde okul müdürü rolünü seçer.

e- Evrakları müdürden önce başka bir yetkili personel görevlisi açtıysa gereğini göndermeden önce müdüre iş yönlendirme yapar. Müdür okul müdürü rolünde yazıyı görür ve GEREĞİ ve BİLGİ sekmelerinde gerekli kişileri seçerek işi personele havale eder.

f- GEREĞİ olarak seçilen kişilere evrak büro kayıt olarak düşer ve personel evrakı sisteme büro kayıt yapar.

g- Büro Kayıt: Büro kayıt yapacak personel DYS ye giriş yaparak iş listesinde kendi ünvanlıyla ilgili rolünü seçer. Evrakı açar. Büro kayıt evrakında iki bölüm vardır.
EVRAK BİLGİLERİ (3) kısmında AÇIKLAMA yazılır ve CEVAP YAZILACAK MI? Sekmesi EVET ya da HAYIR olarak seçilir.

h- DOSYA BİLGİLERİ-EK LİSTE (4) bölümü açılır ve DOSYA SEÇ sekmesinden desimal numarası verilir. Yazı kaydedilir. Cevap yazılacaksa ekranda çıkan sayı not edilir. (İlçe harici okula dışarıdan gelen ve kaydedilen yazı ya da evraklarda her zaman “Hayır” seçilmeli. “Evet” seçilirse evrakın sahibine cevap yazmak gerekir. Kaydedilen yazı Hayır olarak seçildiğinde de istenirse giden bir evraka ilgi tutulabilir.

i- İlçeye cevap yazılırken İLGİLİ EVRAK LİSTESİ sekmesinden bu yazıya ilgi tutulacağı sırada not edilen sayı evrakı bulmada kolaylık sağlayacaktır.

j- Bilgi olarak işaretlenen personele yazılar, gözden geçirme olarak gelir ve ilgili kişiler yazıları inceledikten sonra alt kısımda AKIŞI BİTİR butonundan yazıları listeden kaldırmaları gerekmektedir. (Bütün personel iş listesinde yazı bırakmamalı. Gereği neyse yapmalı ve iş mutlak suretle listeden düşürülmeli.)