Okuldan İlçelere Yazılan Yazılarda Dys Üzerinde Hangi İş Ve İşlemler Yapılır?
1- Yazıyı yazacak memur, md. Yardımcısı ya da okul müdürü dys ye giriş yapar.
2- Kendi unvanı olan rolünü çift tıklayarak sütunun en üstüne gelmesini sağlar.
3- En üst bölümdeki GİDEN EVRAK İŞLEMLERİ sekmesinden GİDEN EVRAK OLUŞTURMA VE İŞ AKIŞI BAŞLATMA seçeneği seçilir.
4- Açılan yerde kelime işlemci seçilir.
5- Sayı ve tarih kısmına dokunmadan yazı yazılır. İstenirse tekrar bu yazıyı şablon olarak kullanmak üzere üst kısımda diske kaydet seçeneğinden bilgisayara yazı kaydedilebilir.
6- Yazı yazıldıktan sonra ilgili imza sekmesi ya da F7 tuşu tıklanarak imza kutusu açılır ve altı haneli PİN girilerek yazı imzalanır ve kaydedilmiş olur kelime işlemeci kapatılır.
7- Akış bölümünde önce DOSYA SEÇ sekmesinden desimal numarası verilir.
8- DETAYLAR sekmesinden açıklama ve konu yazılır.
9- Ek varsa önce ek liste tıklanır ve ardından DİSKTEN EKLE sekmesi seçilerek bilgisayarda kayıtlı olan dosya eklenir.
10- Daha önce okula gelen bir yazıya istinaden bu yazı yazılıyorsa büro kayıt sırasında cevap verilecek sekmesi seçilen yazının not edilen sayısı İLGİLİ EVRAK LİSTESİ sekmesi tıklanır ve EKLE sekmesinden açılan bölüme en üstte HEPSİ sekmesi seçilerek, sayı kısmına, daha önce gelen evrakın büro kaydı sırasında not aldığımız sayı girilir ve sorgulanır. Alt kısma düşen ilgili dosya, sağ tıklanarak “SEÇ” ya da TÜMÜNÜ SEÇ” işaretlenir. Seçilen dosyanın koyu renge dönüştüğünden emin olunur. LİSTEYE EKLE tıklanır ve tamam diyerek işlem bitirilir.
11- Dağıtım listesi açılır ve İlÇE MEM’e yazı gönderiliyorsa DYS İÇİ seçeneği seçilir ve SEÇİNİZ sekmesine tıklanır. Açılan pencerede İLÇE MEM seçilir ve sorgula denir. Alt kısma KEÇİÖREN İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ ibaresi düştüğünde, ekle denerek birim eklenir ve TAMAM diyerek işlem tamamlanır.
12- Onay listesi açılır. Sol bölümden yazıyı yazan kişi önce kendi rolünü ardından Okul müdürü rolünü sürükleyerek sağ tarafa ekler.(Bu işlem isimler seçilip, üzerine sağ tıklayarak “EKLE” butonu kullanılarak da yapılabilir)
13- Son olarak sol alt köşede EVRAKI KAYDET ve ardından ONAYA SUN sekmeleri tıklanarak işlem tamamlanır.
14- Yazı okul müdürüne düşer ve onayından sonra yazı tekrar iş akışı başlatan kişinin iş listesine gelir, ilgili kişi EVRAKI GÖNDER diyerek işlemi tamamlar.
NOT: Yazının gidip gitmediğinden emin olmak isteyen kullanıcılar için ayrıca bir sorgulama ekranı yoktur. Önemli olan dağıtım listesinden Keçiören İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü seçilip alt tarafa düşürüp eklenildiğinden emin olunmasıdır. EVRAKI GÖNDER tıklanabildiyse problem yok ve yazı gitmiş demektir.