Velilerin Okula Verdikleri Dilekçe İle İlgili Yapılacak İş Ve İşlemler

0
96

Dilekçenin taranması ve bilgisayara kaydedilmesi:
1- Memur ya da müdür yardımcısı, birim gelen evrak rolü ile DYS ye girer.
2- Sol en üstte Evrak İşlemlerinden, Gelen Evrak Kayıt sekmesi açılır.
3- Sol alttaki Doküman Seç sekmesi açılır ve bilgisayarda taranan dilekçe seçilerek aç denir.
4- Taradığınız doküman Tiff formatında ise direk taranmış dosyayı sistem üzerinde görebilirsiniz, pdf, jpeg vs. uzantılı ise yazıyı direk görünmez ancak mavi bir link verir. Bu linke tıklanarak taranmış dosyayı görebilirsiniz.
5- Sol altta Ek liste- Dağıtım Listesi sekmesinde:
a- Eklenecek başka bir doküman varsa “Diskten Ekle” sekmesi açılarak eklenir.
b- Sağ tarafta Birim Ekle tıklanarak açılan pencerede okulunuzun adını seçip ekle diyerek kapatılır.
6- Evrak Bilgileri (2) sekmesi açılır:
a- Geldiği Yer Kişi: Dilekçe sahibinin adı yazılır.
b- Evrak No: eğer ayrıca bir kayıt tutulmuyorsa “0” verilebilir ya da boş bırakılabilir.
c- Gön. Dosya Adı: Evrakın türü yazılır. (örneğin Dilekçe)
d- Konusu: Dilekçenin konusu yazılır.
e- Ek Sayısı: Varsa ek sayısı kaç adetse yazılır.
f- Gizlilik Derecesi Normal olarak otomatik çıkar ancak duruma göre değiştirmek tercihe bağlıdır.
g- Evrakın Yeri: Okul adı yazılabilir ya da boş bırakılabilir.
h- Barkod No: varsa yazılır yoksa boş bırakılır.
7- Dilekçe Bilgileri (3): Dilekçe sahibinin bilgileri girilir.
8- Sağ alt köşede kaydet sekmesinden evrak kaydedilir ve ekranda çıkan sayı ve tarih Dilekçenin üzerine TARANMIŞTIR kaşesi basılarak ilgili alana yazılır ve dilekçenin aslı saklanır.
9- Kaydedilen evrak Yetkili Personel Gelen evraka düşer.
10- Yetkili Personel Müdür ise, sayfada Gereği sekmesi altında memur ya da md yardımcısı hiç biri yoksa okul müdürü olarak seçilir ve personele havale edilir. Kime havale edildiyse o kişi evrakı büro kayıt yapar ve işlem tamamlanır.